Kopie, wijziging of vernietig­ing van medisch dossier

Als een patiënt of diens vertegenwoordiger om een kopie, vernietiging of correctie van het dossier vraagt, dan zijn er 3 stappen te nemen.

1. Om welk recht gaat het en wat is de hoofdregel?
2. Is diegene die het recht wil uitoefenen daartoe gerechtigd?
3. Is een uitzondering op het recht van toepassing?

Het is belangrijk om te onthouden dat het argument dat het honoreren van een verzoek de goede zorgverlening in gevaar brengt, niet altijd een rechtsgeldige reden is om het verzoek te weigeren.

Het recht op een kopie

Patiënten hebben het recht om een kopie van hun medisch dossier te ontvangen, ongeacht de reden. Deze regel geldt voor volwassen, wilsbekwame patiënten. Voor minderjarige patiënten zijn er specifieke regels volgens de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO), gebaseerd op leeftijd. Er worden 3 leeftijdscategorieën onderscheiden:

• Kinderen tot 12 jaar worden vertegenwoordigd door gezagdragende ouders of voogden, die recht hebben op een kopie van het dossier.  
• Patiënten van 12 tot en met 15 jaar worden gezien als in staat om hun belangen redelijk te waarderen, vergelijkbaar met 16-plussers. Ouders of voogden hebben alleen recht op informatie die nodig is voor toestemming voor onderzoek of behandeling. Voor het verstrekken van andere informatie, inclusief een kopie van het dossier, is de toestemming van het kind nodig.  
• Voor patiënten vanaf 16 jaar heeft de met gezag belaste ouder of voogd geen recht op een afschrift van het dossier. 

Indien de patiënt wilsonbekwaam is tussen de 12 en 18, worden de rechten van de patiënt uitgeoefend door de wettelijke vertegenwoordiger, inclusief het recht op een kopie van het dossier.

Er zijn 2 uitzonderingen op het recht op een kopie:

1. De zorgverlener kan of moet geen kopie afgeven als het verstrekken van bepaalde informatie uit het dossier van het kind niet als 'goed hulpverlener' zou worden beschouwd, bijvoorbeeld bij gevallen van oudermishandeling.  
2. Als het verstrekken van een kopie in strijd zou komen met de persoonlijke levenssfeer van een ander, zoals bijvoorbeeld bij privécorrespondentie van een ouder aan de huisarts over de scheiding, moet de zorgverlener dit niet verstrekken aan een derde partij, zelfs niet aan de vertegenwoordiger van een wilsonbekwame meerderjarige patiënt, als dit in strijd zou zijn met de privacy van die derde.   

Het recht op vernietiging

Patiënten hebben het recht om hun medisch dossier, of specifieke gegevens daaruit, te laten vernietigen, ongeacht de reden. Een schriftelijk of elektronisch verzoek is vereist, dat binnen een maand moet worden beantwoord. Deze termijn kan met maximaal 2 maanden worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. Het recht omvat ook gedeeltelijke vernietiging, zoals het verwijderen van woorden of zinnen, zelfs als dit de begrijpelijkheid en volledigheid van het dossier kan aantasten.

Voor minderjarigen tot 12 jaar kunnen ouders met gezag of de voogd een verzoek tot vernietiging indienen. Minderjarigen vanaf 12 jaar hebben zelfstandig het recht op vernietiging, mits wilsbekwaam. Wilsonbekwame patiënten hebben een vertegenwoordiger nodig, wiens verzoek moet worden gehonoreerd, tenzij het indruist tegen goed hulpverlenerschap. Het risico op kwaliteitsvermindering van zorgverlening bij minderjarigen mag worden meegewogen.

Er zijn 2 uitzonderingen op het recht op vernietiging:

1. Als een ander dan de patiënt een aanzienlijk belang heeft bij het bewaren van de gegevens, zoals de zorgverlener zelf na ontvangst van een tuchtklacht. 
2. Als een andere wet een bewaartermijn voorschrijft waarbinnen gegevens niet vernietigd mogen worden, zoals bij de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (Wvggz) en de Wet zorg en dwang psychogeriatrische en verstandelijk gehandicapte cliënten (Wzd).

Het recht op correctie

Het correctierecht, ook wel het rectificatierecht genoemd, kent alleen een grondslag in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De WGBO kent dit recht niet. Het correctierecht kan alleen worden uitgeoefend voor zover het gaat om feitelijke gegevens, waarvan eenvoudig en objectief kan worden vastgesteld dat ze onjuist zijn. Het geldt bijvoorbeeld niet voor een beschrijving van een indruk, of medisch juiste diagnoses waar de patiënt het niet mee eens is. Voor gegevens waarop het correctierecht wel van toepassing is, gelden geen uitzonderingen.

Belangrijk is dat de leeftijdscategorieën genoemd in de WGBO niet gelden voor de AVG. Momenteel kunnen gezaghebbende ouders of voogden de AVG-rechten uitoefenen voor minderjarigen tot 16 jaar. Er is wel een wetsvoorstel aanhangig dat de AVG-rechten met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens van minderjarigen verandert. Op dit moment is het zo dat de rechten die voortvloeien uit de AVG door de ouders met gezag of voogd worden uitgeoefend als het gaat om een minderjarige tot 16 jaar. Het wetsvoorstel regelt dat bepaalde rechten (bijvoorbeeld het correctierecht) bij jongeren vanaf 12 tot 16 jaar door de wettelijke vertegenwoordiger kunnen worden uitgeoefend, maar daarnaast ook door de minderjarige zelf. Als een ouder het ene wil en het kind het andere, dan moet de verwerkingsverantwoordelijke (de zorgaanbieder) volgens de Memorie van Toelichting op de wet de belangen van eenieder afwegen en vervolgens de keuze maken wie te volgen. Dit zal in de praktijk (helaas) lastige dilemma’s opleveren. Bij wilsonbekwame meerderjarige patiënten worden de AVG-rechten uitgeoefend door hun wettelijke vertegenwoordiger.